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zu wissenswerten, aber nicht mehr brandaktuellen Meldungen.

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Rechts-News (Archiv)

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Neue Vorschriften für E-Mails von Kaufleuten wie GmbHs 
Seit Anfang 2007 ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) in Kraft. Neben der Einrichtung eines zentralen Unternehmensregisters regelt das Gesetz auch, dass geschäftliche E-Mails den selben Formvorschriften unterliegen wie "normale" Geschäftsbriefe.

Für freiberuflich Selbstständige hat das Gesetz keine Bedeutung – auch dann nicht, wenn sie sich in einer GbR zusammengeschlossen haben. Ebenso betrifft es keine Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind. GmbHs und Partnerschaftsgesellschaften hingegen sollten das Gesetz beachten, um Geldstrafen und Abmahnungen zu entgehen.
Sie mussten - wie alle eingetragenen Unternehmen - schon bisher die Rechtsform, den Ort, das Registergericht und die Registernummer bei jeder Geschäftskorrespondenz angegeben. Neu ist also nur, dass dies jetzt auch bei der papierlosen Korrespondenz gilt. Und wie für alle anderen Geschäftskorrespondenzen gilt auch für solche E-Mails, dass sie sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Die Einzelkauffrau, die Personengesellschaft und die Kapitalgesellschaften müssen diese Angaben nicht in jeder E-Mail preis geben, sondern nur in jenen, die als Geschäftsbriefe zu werten sind. Kapitalgesellschaften wie GmbHs müssen darin ihren Geschäftspartnern noch weitere Informationen schicken: Hier müssen alle Geschäftsführer genannt werden und - soweit vorhanden - der Vorsitzende des Aufsichtsrats.
Zu den Briefen und Mails, die diese Angaben tragen müssen, gehören neben Rechnungen, Quittungen und Angeboten alle weiteren vertragswesentlichen Schriftsätze. Darunter fallen keine allgemeinen Schreiben zur Auftragsabwicklung und grundsätzlich auch keine Schreiben, die nicht direkt an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind.

(13.02.2007)

Verweise zu diesem Artikel:
Das EHUG im Bundesgesetzblatt (PDF)
Heise-Meldung zum Thema mit weiteren Links
Zusammenfassung (der Pflichtanangaben) einer Anwaltskanzlei

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