Umsatzsteuer

Wer selbstständig arbeitet, ist umsatzsteuerpflichtig. In der Regel jedenfalls. Und das ist für die meisten gar kein Nachteil. Im Gegenteil.

Wer sich noch nie mit der Umsatzsteuer auseinander gesetzt hat, sollte zunächst alles vergessen, was er über Steuern weiß. Denn die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die Unternehmen kein Geld kostet: Die Umsatzsteuer erhöht den Gewinn. In der Regel jedenfalls.

Grundinformationen zur Umsatzsteuer

Das ist ganz einfach erklärt: Unternehmen schlagen die Umsatzsteuer auf all ihre Rechnungen drauf – und müssen diese Beträge dann an das Finanzamt abführen. Aber nicht in voller Höhe: Vorher dürfen sie davon die Umsatzsteuer abziehen, die sie selbst auf ihre Einkäufe gezahlt haben. Abgeführt wird also nur die Steuer auf den "Mehrwert", den das Unternehmen geschaffen hat, weshalb diese Art von Umsatzsteuer "Mehrwertsteuer" heißt. (Und damit niemand zu rätseln anfängt: Die Begriffe "Umsatzsteuer" und "Mehrwertsteuer" meinen in der Praxis immer dasselbe.)

Im Grunde ist die Umsatzsteuer für Unternehmen also ein Nullsummenspiel. Wer bilanziert, macht seine Buchhaltung deshalb auch immer nur mit Nettobeträgen; für die Mehrwertsteuer führt er ein extra Konto, das am Jahresende immer mit Null abschließt.

(Nebenbei: Bezahlt wird die Mehrwertsteuer faktisch von den Endverbrauchern – und zwar nur von ihnen. Deshalb gibt es ernsthafte Vorschläge, die Unternehmen von dieser ganzen nutzlosen Bürokratie zu entlasten und die Mehrwertsteuer auch nur noch von den Endverbrauchern zu erheben. Am Resultat würde das nichts ändern. Aber dann wäre nicht mehr zu übersehen, was für eine Schönfärberei der Begriff "Umsatzsteuer" ist.)

Das mit dem Nullsummenspiel gilt jedoch nur für Selbstständige, die schon umsatzsteuerpflichtig sind. Sind sie es nicht, so ist die Umsatzsteuer, die sie auf ihre Betriebsausgaben zahlen (und die auf den rätselhaften Namen "Vorsteuer" hört), für sie verloren. Wer dagegen umsatzsteuerpflichtig ist, kann sich diese Vorsteuer sozusagen vom Finanzamt zurückholen: Sie mindert die Steuerschuld und stellt – verglichen mit der Steuerbefreiung – eine zusätzliche Einnahme dar.

Mal ein Beispiel

Nicht verstanden? Dann also ein Beispiel. Nehmen wir eine Journalistin, die in ihrem ersten Berufsjahr 15.000 € Umsatz macht und für Telefongebühren, Büromaterial und kleine Anschaffungen Ausgaben von 5.950 € (5.000 € + 19% MwSt.) hat. Akzeptiert sie die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmerinnen, so sieht ihre Einnahmenüberschussrechnung so aus:

Verzichtet sie dagegen auf die Umsatzsteuerbefreiung, so kann sie auf ihre eigenen Rechnungen 7% Mehrwertsteuer aufschlagen. Das sind 1.050 €. Davon kann sie in der Umsatzsteuererklärung die Vorsteuer aus den Betriebsausgaben abziehen, so dass sie an das Finanzamt nur 1.050 – 950 = 100 € abzuführen braucht. Ihre Einnahmenüberschussrechnung sieht in diesem Fall so aus:

Dank Umsatzsteuerpflicht hat die Kollegin ihren Betriebsgewinn also um 950 € gesteigert. Oder anders gesagt: Sie hat sich die Mehrwertsteuer, die sie für Telefon, Büromaterial usw. bezahlen musste, komplett vom Finanzamt zurückgeholt.

Der Pferdefuß

Im normalen Leben führt die Umsatzsteuerpflicht also immer zu zusätzlichen Einnahmen, da jedes kommerzielle Unternehmen bereit ist, Selbstständigen die Mehrwertsteuer zusätzlich zum Honorar zu bezahlen. Ob ein Zeitungsverlag der Journalistin 15.000 € netto oder den gleichen Betrag zuzüglich Mehrwertsteuer, also 16.050 € brutto bezahlt, macht für ihn überhaupt keinen Unterschied. Denn die 1.050 € Mehrwertsteuer kann er sich komplett vom Finanzamt zurückholen, indem er sie als Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerschuld abzieht.

Das Problem ist, dass Selbstständige es vor allem im Bereich von Medien, Kunst und Bildung oft nicht mit "normalen" Kunden zu tun haben: Sie verkaufen Bilder an Privatleute, schreiben für kirchliche Medien, lesen in öffentlichen Bibliotheken, spielen in kommunalen Einrichtungen, unterrichten an Volkshochschulen oder arbeiten für den öffentlich-rechtlichen Rundfunk. Das alles sind Kunden, die selbst von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Für sie bedeuten die 1.050 € Mehrwertsteuer eine echte Mehrausgabe, da sie gar keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, von der sie die 1.050 € als Vorsteuer abziehen könnten.

Die härteste Konsequenz hieraus haben die öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten gezogen. Sie weigern sich mit dem Recht des Stärkeren schlicht, Mehrwertsteuer zusätzlich zum Honorar zahlen, und haben inzwischen sogar durchgesetzt, dass diese in den tariflichen Honorarsätzen "gegebenenfalls" bereits enthalten ist.

Faktisch führt das zu einer Honorarminderung, denn von den umsatzsteuerpflichtigen Freien will das Finanzamt seinen Mehrwertsteueranteil trotzdem haben – ob der Sender ihn bezahlt hat oder nicht. Hätte die mehrwertsteuerpflichtige Journalistin ihre 15.000 € Honorar also von einer Rundfunkanstalt erhalten, so würde das Finanzamt sie als 14.018,69 € netto plus 981,31 € MwSt. verbuchen Davon müsste sie 981,31 – 950 = 31,31 € an das Finanzamt abführen, so dass die obige Rechnung so aussähe:

In diesem Fall würde die Mehrwertsteuerpflicht ihren Betriebsgewinn also mindern. Bei der Volkshochschuldozentin, für die die Mehrwertsteuer 19 Prozent beträgt, sänke der Betriebsgewinn sogar auf 7.706,04 €!

Im Ergebnis ähnlich sieht es bei Kunstsammlern aus: Wer bereit ist, privat 2.000 € für ein Bild auszugeben, dem ist es wurscht, ob das 2.000 € netto oder 2.000 € inkl. MwSt. sind. Für den Maler aber sind es im einen Fall 2.000 €, im anderen lediglich 1.869,16 € (zzgl. 7% = 130,84 € MwSt.). Er könnte also, wenn er nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, möglicherweise höhere Nettopreise erzielen als seine mehrwertsteuerpflichtige Kollegin. Auch für eine Gemeindeverwaltung bedeutet die Mehrwertsteuer auf der Honorarrechnung eines Ffreien Theaters eine echte Zusatzausgabe.

Wann lohnt sich die Mehrwertsteuer?

Im Kunst-, Medien- und Bildungsbetrieb kann die Umsatzsteuerpflicht also Geld bringen oder auch kosten – je nachdem, was für Kunden man hat:

• Sie bringt Geld bei Kunden, die die Mehrwertsteuer problemlos zusätzlich zum Honorar bezahlen, weil sie sie selbst als Vorsteuer geltend machen können. Dazu zählen alle normalen Unternehmen wie Buch- und Plattenverlage, Privatsender, Film- und Fernsehproduktionsfirmen, Galerien, kommerzielle Veranstalter, Musikkneipen.
• Sie kostet Geld bei Kunden, die feste Honorarsätze haben und sich weigern, die Mehrwertsteuer zusätzlich zu bezahlen. Dazu zählen alle öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten und einige (nicht alle) kirchliche Einrichtungen.
• Dazwischen gibt es eine Grauzone von privaten Kunden, kommunalen Stellen und kulturellen Einrichtungen, von denen manche zwar von der Umsatzsteuerpflicht befreit, trotzdem aber bereit sind, die Mehrwertsteuer zusätzlich zum vereinbarten Honorar zu zahlen. Zu prüfen ist aber, ob sie nicht ohne Mehrwertsteuer zu einer höheren Honorarvereinbarung bereit wären – etwa weil sie einen festen Etat haben. Da muss man, wenn es regelmäßige Kunden sind, einfach mal fragen.

Ob sich die Mehrwertsteuerpflicht insgesamt lohnt, hängt ab vom Anteil der "normalen" Kunden und von der Höhe der Vorsteuer. Je höher beide sind, umso besser rechnet sich die Umsatzsteuerpflicht.

Das Verfahren

Leider können Selbstständige nur in wenigen Fällen selbst entscheiden, ob sie umsatzsteuerpflichtig sein wollen oder nicht. Grundsätzlich sind sie umsatzsteuerpflichtig – eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht ist nur möglich für Kleinunternehmer und für bestimmte Leistungen in den Bereichen Musik, Theater und Bildung; außerdem ist die ehrenamtliche Tätigkeit umsatzsteuerfrei. Daneben gibt es noch einige Einnahmen, die nicht unter das deutsche Umsatzsteuergesetz fallen und deshalb nicht steuerbar sind.

Wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist, darf keine Mehrwertsteuer erheben – das Wort darf auf seinen Rechnungen also gar nicht auftauchen. Er braucht natürlich auch keine Umsatzsteuererklärung zu machen.

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss auf jeder Rechnung den Mehrwertsteuersatz, der für die jeweilige Leistung vorgeschrieben ist, und (mit Ausnahme von Kleinbetragsrechnungen) auch den Mehrwertsteuerbetrag verzeichnen. Wer ohne Rechnung an Privatkunden verkauft, z.B. Kunstwerke, Software oder den gebrauchten Dienstwagen, muss aus dem Kaufpreis die Mehrwertsteuer "herausrechnen". Die Formel dazu lautet:

"Endpreis geteilt durch 1,19 bzw. 1,07 ergibt den Nettopreis. Dieser zuzüglich 19 bzw. 7% ergibt wieder den Endpreis."

Alle Mehrwertsteuereinnahmen und -ausgaben (Vorsteuer) werden einmal im Jahr in der Umsatzsteuererklärung zusammengefasst – die Differenz wird an das Finanzamt überwiesen. Wer neu anfängt, muss eine solche Abrechnung bis zum Ende des zweiten Jahres monatlich, danach in der Regel vierteljährlich machen. Das nennt sich Umsatzsteuervoranmeldung und ist so eine Art vorläufige Umsatzsteuererklärung.

Für eine Reihe von Selbstständigen in Handwerk und Einzelhandel sowie in künstlerischen und publizistischen Berufen gibt es dazu ein vereinfachtes Verfahren: die Berechnung der Vorsteuer nach Durchschnittssätzen, die oft auch noch spürbare finanzielle Vorteile bringt.

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